Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Software Startup

Über uns Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang. Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation. Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst. Ihre Aufgaben • Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch • Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels • Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher • Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs • Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind Ihr Profil • Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden • Souveränität : Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein • Kommunikationsstärke : Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen • Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt Warum wir? • Unser Wir-Gefühl: Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen • Benefits: Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss • Flexibles Arbeiten: Bis zu 2 Tage die Woche remote arbeiten, plus die Möglichkeit auf bis zu 2 Wochen Workation im Jahr • Persönliches Wachstum: Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen • Vergütung, die mit der Leistung mitwächst: Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro Jahr Hier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0 Der Recruiting Prozess • 20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah • 30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian • Persönliches Kennenlernen - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian • Offer – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details